Vraag de whitepaper ‘Zijn uw verzekeringen AVG-proof?’ aan

Niet ieder bedrijf hoeft een register van verwerkingen bij te houden. Maar het kan wel heel gemakkelijk zijn als de Autoriteit Persoonsgegevens of klanten om inzage vragen. Dat scheelt u veel werk én u laat zien dat u de AVG zeer serieus neemt.

Als er gesproken wordt over persoonsgegevens, dan gaat het om alle informatie die kunnen herleiden naar een persoon. Het gaat dus ook om gegevens die in de context terug te leiden zijn naar een persoon. Denk hierbij aan BSN-nummer, rijbewijsnummer, bankrekeninggegevens, gebruikersnamen en wachtwoorden van online accounts, medische gegevens en zorgverzekeringsinformatie.

Voor sommige organisaties is het verplicht een FG aan te stellen. Voor de grote meerderheid is dat niet het geval. Maar het is voor iedere organisatie verstandig een FG aan te stellen. Een FG neemt u namelijk veel werk uit handen; zorgt voor structurele assessments en rapportages, is het aanspreekpunt voor AVG-kwesties én is de schakel met de Autoriteit Persoonsgegevens. Maar het belangrijkste voordeel is dat u richting uw klanten het signaal geeft dat u hun privacy hoog in het vaandel heeft staan.

Als u een werknemer aanstelt als functionaris voor de gegevensbescherming, moet u er rekening mee houden dat deze persoon onafhankelijk is en blijft. Deze persoon mag dus niet zijn eigen werk beoordelen. Daarnaast krijgt de FG dezelfde ontslagbescherming als leden van de ondernemingsraad. De FG krijgt dus een aparte positie in uw organisatie.

De AVG gaat over de verwerking van persoonsgegevens. Het gaat dus niet om àlles rondom privacy. De FG verzorgt assessments, rapportages en geeft adviezen over de inrichting van de processen en de verwerking van gegevens. Maar hij is raadgever. Uw bedrijf blijft dus altijd verantwoordelijk en aansprakelijk voor hoe gegevens verwerkt worden.

Met alleen toestemming vragen voldoet u nog niet aan alle AVG-verplichtingen. Daarnaast is bewustwording bij werknemers van groot belang. Zij werken tenslotte met de gegevens. In de inrichting van uw processen kunt u hier veel ondervangen. Vanuit de wet wordt het zogenaamde Privacy By Design dan ook aangeraden. Hiermee kunt u bij de implementatie rekening houden.

Een DPIA (Data Protection Impact Assessment of Gegevensbeschermingseffectbeoordeling) is verplicht onder bepaalde voorwaarden. Niet altijd dus. Een functionaris voor de gegevensbescherming kan u advies geven of het voor uw bedrijf noodzakelijk is.

U mag volgens de wet alleen maar samenwerken met partijen die voldoen aan de AVG-wetgeving. Hierbij geldt een ketenverantwoordelijkheid. Verwerkt uw bedrijf data van andere partijen? Dan moet u ook voldoen aan de wetgeving en dus compliant zijn.